Am intrebat multi manageri de proiect daca folosesc metodologia specifica de management de proiect si cat de mult ii ajuta acest lucru. De cele mai multe ori raspunsul lor a fost: “Nu fac decat un calendar general pentru executie si atat. Dar recunosc ca mereu se intampla cate ceva ce imi da peste cap planul. Iar la final, ma chinuiesc destul de mult sa fac in asa fel incat raportarea sa fie la fel cu ce scrie in contract. Ca sa fiu sincer insa, nu prea reusesc sa respect tot ce scrie acolo…..”.
Asa cum stii, responsabilitatea majora a oricarui manager de proiect este sa respecte intocmai termenii contractului semnat cu clientul si sa ii ofere valoare pentru banii pe care i-a alocat pentru realizarea livrabilului. Metodologia de management de proiect are exact acest scop: sa il ajute sa isi respecte obligatiile asumate la preluarea proiectului.
Ce fac in mod curent managerii de proiect
Cei mai multi manageri de proiect evita sa foloseasca vreo metodologie, considerand ca este mult prea complicat si pierd prea mult timp planificand si cotroland executia in acest mod. Am observat ca in realitate, de cele mai multe ori, planificarea si controlul implementarii proiectului are loc in felul urmator:
pentru executia activitatilor, cei mai multi se rezuma sa intocmeasca un grafic cu bare in excel, fara macar sa semnaleze care este drumul critic al proiectului; controlul consta in modificarea, atunci cand este cazul, a datelor de finalizare a activitatilor intarziate;
in privinta riscurilor, managerii iau eventual in discutie doar cateva evenimente mai semnificative pe care le-au intalnit in experientele lor anterioare, pregatindu-se cumva sa le faca fata; de obicei insa, prefera sa se gandesca la solutii doar atunci cand apare vreun eveniment care sa le creeze probleme;
planul de costuri este de regula doar o lista a tuturor categoriilor de cheltuieli de care vor avea nevoie pentru activitatile proiectului (in cel mai fericit caz bugetul proiectului structurat la solicitarea finantatorului); iar aceasta lista o verifica doar la finalul proiectului; rareori tin evidenta cheltuielilor efectiv realizate, considerand ca acest lucru este doar responsabilitatea celor de la contabilitate.
doar in ceea ce priveste calitatea, mangerii de proiect acorda ceva mai multa atentie; doar atunci cand livrabilul impune un anumit nivel de calitate si exista posibilitatea unui control din partea autoritatilor in domeniu, incep sa verifice daca rezultatele au calitatea impusa de legislatie.
Prin urmare, daca planificarea este sub o forma sau alta cat de cat realizata, in ceea ce priveste executia, lucrurile sunt lasate de obicei la voia intamplarii. Si acest lucru nu se schimba pana spre finalul proiectului, atunci cand se fac eforturi semnificative pentru respectarea celor trei elemente critice ale oricarui contract: termenul de finalizare, bugetul si calitatea livrabilului.
Solutia pentru managementul eficient al executiei proiectului
Metoda Valorii Dobandite (pe care o voi denumi in continuare MVD) a fost gandita tocmai pentru a ajuta la controlul implementarii proiectului. Scopul ei este sa ofere managerului de proiect posibilitatea de a depista din vreme eventualele probleme din executie si sa ia masurile potrivite pentru ca sa livreze, fara prea mult efort, rezultatul proiectului conform prevederilor contractului. Sau, atunci cand nicio masura nu va rezolva problemele aparute, sa ia acele masuri care sa mentina deviatiile intr-o limita rezonabila.
MVD a aparut in America in anii 1960, in industria manufacturiera, ca metoda de analiza financiara a rezultatelor, fiind la acea vreme ignorata complet de managerii de proiect. Abia in anul 1979 metoda a fost prezentata in revista Public Works Magazine de catre David Burstein ca medota utila pentru controlul derularii proiectelor de arhitectura si inginerie. Ulterior MVD a fost preluata in mangmentul proiectelor si din diferite alte domenii de activitate. In prezent, metoda este folosita pe scara larga in toate domeniile in care se deruleaza proiecte. Mari companii din intreaga lume, precum IBM, Boeing, Toshiba, Jacobs si multe altele, folosesc metoda in mod curent.
MVD capata din ce in ce mai multa popularitate si in Romania pe masura ce managerii de proiect ii inteleg utilitatea in implementarea si conducerea mai eficienta a proiectelor.
Soft-urile specializate in managementul proiectelor, precum MsProject sau Primavera, au incluse functionalitati pentru utilizarea MVD, oferind astfel managerului de proiect, la fiecare moment de analiza a stadiului de executie a proiectului, toate informatiile necesare pentru a-si conduce cu succes proiectul de care raspunde.
Ce este MVD
MVD este o metodologie de management de proiect utilizata pentru masurarea performantei si a progresului proiectului, pas cu pas, pe masura desfasurarii sale. Un manager de proiect profesionist va stabili in functie de complexitatea si durata proiectului, 3-4 momentele cheie pe parcursul implementarii in care este utila o verificare a modului in care decurge executia. Metoda MVD va evidentia in fiecare dintre aceste momente de analiza care este stadiul de executie a proiectului, permitand astfel evaluarea corecta a situatiei reale. Metoda permite de asemenea realizarea de prognoze pentru finalul proiectului pe baza situatiei reale de la momentul controlului. Mai departe, printr-o analiza manageriala aprofundata a cauzelor situatiei constatate, managerul de proiect, impreuna cu echipa sa, va identifica care sunt ajustarile necesare pentru respectarea termenilor asumati prin contractul cu clientul. Masurile corective si preventive aprobate vor conduce apoi la o replanificare a executiei pentru perioada de implementare ramasa pana la termenul final al proiectului stabilit prin contract.
Elementul central al metodei este Valoarea Dobandita. Aceasta reprezinta suma de bani care ar fi trebuit cheltuita, conform planului de costuri, pentru ceea ce efectiv s-a realizat de la inceputul executiei proiectului si pana la momentul analizei. Cu alte cuvinte, pe masura ce in proiect se obtin anumite rezultate (in integralitatea lor sau/si partial), se obtine pentru client valoare pentru banii pe care acesta i-a alocat proiectului, conform planului de costuri intocmit de managerul de proiect pentru realizarea respectivelor lucrari.
Aceasta Valoare Dobandita (notata EV, de la Earned Value in limba engleza) este ulterior comparata pe de o parte cu Valoarea Planificata sa fie obtinuta conform planurilor proiectului (notata PV, de la Planned Value in limba engleza), iar pe de alta parte, cu suma Costurilor Reale efectuate in proiect pana la momentul analizei (notata AC, de la Actual Cost in limba engleza).
Prin compararea acestor trei valori (EV cu PV si respectiv cu AC), metoda calculeaza atat deviatiile fata de ritmul de executie planificat, cat si cele legate de ritmul planificat pentru cheltuirea banilor alocati. Totodata, pe baza devitatiilor constatate, metoda previzioneaza si care va fi situatia cu termenul de finalizare si suma totala a cheltuielilor la finalul proiectului fata de ceea ce este prevazut in contractul cu clientul. Apoi, asa cum am spus mai sus, pentru interpretarea si analiza acestor valori, precum si alegerea masurilor potrivite de corectare a situatiei si de prevenire a unor alte probleme viitoare, managerul de proiect impreuna cu echipa sa, va face o analiza critica manageriala a situatiei si va adopta deciziile corespunzatoare.
Beneficiile utilizarii metodei MVD
Devine astfel evident ca folosind MVD, managerul de proiect:
Va urmari executia si va obtine o serie de informatii abosolut necesare pentru a tine sub control executia livrabilului pe tot parcursul implementarii proiectului.
Va defini cu exactitate stadiului implementarii proiectului in fiecare moment planificat pentru controlul executiei si, totodata va estima care va fi situatia la momentul finalizarii acestuia.
Prin informatiile pe care MVD le ofera, va intelege mai bine si va analiza mai corect situatiile reale constatate; iar pe baza acestor analize, va lua din vreme masurile necesare pentru corectarea deviatiilor care afecteaza prevederile din contractul cu clientul.
Va identifica, intelege si preveni repetarea unor evenimente similare care sa afecteze mai departe implementarea proiectului.
Va gestiona mai eficient modul de dobandire a valorii pentru banii investiti de client in proiect.
Va contribui la imbunatatirea comunicarii intre membrii echipei de proiect si la cresterea responsabilitatii acestora fata de ceea ce proiectul trebuie sa realizeze.
Daca esti interesat sa intelegi mai bine ce este Metoda Valorii Dobandite si cum sa o utilizezi ca instrument eficient pentru managementul proiectelor in care esti sau vei fi implicat/a, nu ezita sa ma contactezi. T&C’n Business ofera atat cursuri specializate in domeniul managementului proiectelor, dar si consultanta pentru utilizarea metodologiei de management de proiect prin metode, tehnici si instrumente specifice domeniului. Poti completa formularul de pe site sau ma poti contacta oricand pe facebook sau linkedin.
Daca doresti sa citesti si despre o alta tema, sau daca te intereseaza un anumit subiect, da-mi te rog de veste. Imi va face mare placere sa te ajut.
Ruxandra
Imaginile din acest site care sunt creditate ca "© T&C’n Business", sunt realizate de Ruxandra Enache. Toate drepturile asupra acestora sunt rezervate autorului. Pentru toate celelalte fotografii care nu sunt ale mele, am mentionat sursele lor online.