Intr-una din postarile precedente am discutat despre cum sa ne gestionam mai bine timpul, in mod special la serviciu cand sarcinile vin catre noi in avalansa. Si discutam atunci de matricea importanta-urgenta cu ajutorul careia sa ne prioritizam sarcinile. Intr-unul dintre cadranele matricei, cadranul C, era vorba despre acele sarcini pe care le putem delega altor persoane.
De multe ori insa, chiar si in situatia in care reusim sa ne prioritizam sarcinile, cele care ne cad in responsabilitate directa – cadranele A si B – sunt atat de multe, de complicate, de urgente si de importante incat nu mai facem fata in cele 8 ore de program, nici chiar cu cele 2-3 ore de program suplimentar. Si atunci, solutia este tot delegarea, acolo unde se poate.
Ce implica insa delegarea? Incredere. De multe ori nu lasam lucrurile din mana, vrem sa facem tot singuri pentru ca nu avem incredere in cei de langa noi ca sunt capabili sa le rezolve ei insisi. Exista cu siguranta in jurul nostrum oameni care, mai mult sau mai putin experimentati decat noi si care au dorinta sincera sa invete si sa ajute. Daca le delegam acele sarcini potrivite lor si daca le aratam incredere, vor depune in mod cert tot efortul ca ceea ce au de facut sa faca bine. Ei astepata doar oportunitatea de a dovedi acest lucru. Increderea este cel mai important aspect in delegare si pentru a avea succes, ea trebuie sa fie reciproca.
Ce inseamna de fapt delegarea?
O definitie de pe Internet care mi se pare a fi cea mai potrivita in cazul de fata spune ca delegarea inseamna a acorda incredere cuiva sa actioneze in numele tau.
De multe ori insa, delegarea este un esec pentru ca:
ori nu avem curajul/increderea sa delegem,
ori delegem incorect sau sarcini nepotrivite,
ori delegam sarcini catre oameni nepotriviti sa le rezolve.
CE anume sa delegam?
Raspunsul este in postarea precedenta despre care am vorbit mai sus: prioritizarea sarcinilor. Aproape intotdeauna vom pastra sa rezolvam noi sarcinile de tip A. Doar in situatii cu totul exceptionale delegam si parte dintre acestea. De obicei insa delegam sarcinile de tip C, eventual cele de tip B. Cele de tip D ori nu mai este neovie de ele, ori, asa cum spuneam in articol, pot fi intodeauna date in responsabilitate altor persoane pentru a invata.
DE CE delegam?
Raspunsul este tot in articolul mentionat: evitarea supraincarcarii, surpa-aglomerarii. Toti aveam lucruri improtante si urgente de rezolvat (cele de tip A). Vor mai veni cu siguranta altele foarte repede. Prin urmare, delegand incercam sa evitam stresul legat de lipsa timpului si relatiile conflictuale ce pot fi generate de acest stress.
CUM delegam?
1. Nu uita care este rolul tau si responsabilitatile majore pe care le ai ca manager: sa conduci activitatile si oamenii care le deruleaza pentru a atinge obiectivele strategice ale companiei. Pentru aceasta ar trebui sa iti dedici tot timpul tau, sau macar marea majoritate a celor 8 ore de serviciu. Ocupa-te de planificarea stratigica sau opertionala la nivelul pozitiei de manager pe care o ocupi, planifica activitatile, construieste si cultiva relatiile cu oamenii din jurul tau, cu clientii, cu partenerii externi. Organizeaza si coordoneaza munca si fii permanent in mijlocul oamenilor si comunica cu ei pentru a intampina si solutiona orice probleme care pot aparea.
2. Identifica-ti sursele de irosire a timpului. De aici va reiesi usor ce anume iti consuma timpul pe care ar trebui sa il aloci responsabilitatilor tale majore. Vei identifica astfel care sunt activitatile de care nu ar trebui sa te ocupi si care te fac doar sa pierzi inutil timpul.
3. Clarifica si stabileste care sunt sarcinile pe care le poti delaga. Cand exista sarcini de rutina, ele sunt obisnuite, se deruleaza mereu la fel, sunt clare, de multe ori simple (pentru ca se cunosc deja) si pot fi cu usurinta delegate, chiar si unor colegi mai putin experimentati. Daca sunt sarcini deosebite, stabileste care dintre ele pot fi delegate. Foloseste-te de matricea importanta - urgenta.
4. Identifica persoanele potrivite carora sa le delegi sarcinile. Determina care dintre cei din jurul tau sunt cei care sunt capabili sa indeplineasca respectivele sarcini pe care doresti sa le delegi. Aici apare riscul sa delegi sarcina nepotrivita catre persoana nepotrivta. De aici pot aparea frustrarile tuturor pentru ca rezultatul nu va fi cel dorit. Si, ca urmare, vei fi nevoit/a sa le reiei tu insuti/insati ca sa le rezolvi. Si din nou… supraincarcare, stres si toate cele asociate. Cum poti determina care sunt persoanele potrivite unei sarcini anume? Verificand:
Experienta si expertiza necesara pentru rezolvarea sarcinii respective.
Dorinta si pasiunea de a invata si de a se dezvolta pe directia sau in domeniul respectiv al sarcinii.
Stiul de actiune al persoanei. Daca ai nevoie de un raport cu detaliii tehnice complicate, tabele si grafice, aloca sarcina unei persoane care stii ca are inclinatie spre o astfel de structurare. Daca ai neovie de un rezultat care sa implice creativitate si inovare, nu vei da sarcina unei persoane foarte conservatoare. Prin urmare, stabileste ce tip de sarina vrei sa delegi si deleag-o care persoana potrivita.
Cacitatea de a lua decizii. Persoana catre care delegi trebuie sa fie capabila sa ia deciziile necesare singura fara sa te mai implice decat in situatii cu totul exceptionale. Altfel va veni la tine cu o multime de intrebari, iti va solicta permanent sa iei decizii minore si acest lucru va face delegarea inutila.
5. Deleaga, adica treci la actiune si aloca sarcinile celor pe care ii consideri capabili se le rezolve.
6. Si ....repeta procesul ori de cate ori ai nevoie. Fiecare experienta te va ajuta sa intelegi cum sa faci din ce in ce mai bine ca delegarea sa fie un instrument extrem de eficient pentru cariera ta profesionala.
M-as bucura ca aceste idei sa te ajute sa devii din ce in ce mai eficient/a la locul tau de munca. Daca ai exeprimentat orice alt lucru care ti-a fost de folos sau care, din contra, ai constatat ca nu este de ajutor, te rog sa imi povestesti despre el. Ma angajez ca la randul meu sa il transmit catre toti cititorii intr-un blogpost viitor. Schimbul de idei si de experienta ne este tuturor de folos.
Daca doresti sa citesti si despre o alta tema, sau daca te intereseaza un anumit subiect, da-mi te rog de veste. Imi va face mare placere sa te ajut. Poti completa formularul de pe site sau ma poti contacta oricand pe facebook sau linkedin.
Ruxandra
Imaginile din acest site care sunt creditate ca "© T&C’n Business", sunt realizate de Ruxandra Enache. Toate drepturile asupra acestora sunt rezervate autorului. Pentru toate celelalte fotografii care nu sunt ale mele, am mentionat sursele lor online.
