O zicala veche spune ca “teoria e simpla si clara, practica ne omoara”. Iar in privinta gestionarii timpului, teoria o cunoastem bine cu totii. Practica insa… cam lasa de dorit. Ca sa iti vin in ajutor, inaugurez azi o noua rubrica denumita “Cum sa….” prin care iti voi oferi periodic o serie de sugestii practice simple, la indemana ta, pentru a depasi piedicile cu care te confrunti zilnic. Primul subiect al seriei este legat de aceasta problema: Cum sa gestionez cele 24 de ore ale zilei, fara stres si fara un efort mai mare decat este cazul.

De cele mai multe ori simtim ca nu ne ajunge timpul, ca nu reusim niciodata sa terminam ce avem de facut nici la seriviciu si nici acasa. Pentru a scapa de aceasta problema, iti propun sa incerci sa urmezi cativa pasi simpli care cu siguranta te vor ajuta:

Lista de activitati saptamanala
Prioritizarea activitatilor in functie de importanta si urgenta lor.
Calendarul saptamanal
To-do list (lista zilnica de activitati)

Iar la finalul articolului iti voi oferi un bonus: 5 mici secrete pentru eficeintizarea utilizarii timpului zilnic.

Sa incepem.

1. LISTA DE ACTIVITATI

In primul rand, intocmeste o LISTA DE ACTIVITATI pe care stii ca le ai de realizat pe intervale mici de timp. Sa spunem… o saptamana. Include tot ce stii ca ai de facut, atat la birou dar si in timpul liber, acasa sau cu prietenii. Nu omite niciuna dintre ele, indiferent daca ti se pare nesemnificativa sau este una agasanta.

Stiu ca vei obiecta aici ca degeaba faci o lista pentru ca intotdeauna apar situatii neprevazute. Sunt de acord, insa multe dintre ele pot fi anticipate. De exemplu, o mica jena la un dinte ignorata azi, poate conduce peste cateva zile la o vizita urgenta la medic. Vom vedea insa cand si cum luam in discutie situatiile neprevazute cu adevarat.

Un exemplu pentru o astfel de lista este prezentat in imaginea urmatoare.

2. PRIORITIZAREA SARCINILOR DIN LISTA DE ACTIVITATI

Cum? Foloseste rapid o mica analiza a acestor sarcini, folosind doar doua criterii de departajare: importanta fiecarei sarcini si urgenta ei, comparandu-le una cu cealalta.

De exemplu, mersul la doctor cu copilul care are febra de 40 de grade este cu siguranta mai important si mai urgent decat sa faci piata pentru pregatirea mesei de pranz. Sau telefonul dat unui client important care a facut o reclamatie este mai important si mai urgent decat vizita inopinata de control pe care o ai de facut in hala de productie.

Gandind in acest mod (recunosc ca aprecierea este destul de subiectiva, insa este un punct de pornire), vei stabili ordinea in care trebuie sa rezolvi toate sarcinile pe care le ai de indeplinit. Poti stabili o scala de evaluare a sarcinilor de la 1 la 5, sau de la 1 la 10, ca sa iti fie mai usor sa le prioritizezi. Le poti aseza apoi intr-un grafic cu doua axe: importanta si urgenta, ca in exemplul de mai jos. Eu am ales o scala de la 1 la 10, in care 1 este cea mai mica evaluare iar 10 cea mai mare.

Odata ce ai pus toate sarcinile pe grafic, le poti imparti in patru categorii de prioritate, ca in imaginea de mai jos.

Regula "jocului" spune ca:

Cadranul A. Intai de ocupi de sarcinile importate si urgente.
Cadranul B. Sarcinile importante, dar nu si urgente, le planifici in functie de prima categorie.
Cadranul C. Ori de catre ori poti, da altcuiva sa faca acele sarcini care sunt urgente, dar nu foarte importante. Doar daca nu ai cui sa le dai, sau chiar vrei sa le faci singur/a (ca sa capeti experienta sau pentru ca iti face placere), strecoara-le printre primele doua categorii (cadranul C).
Cadranul D. De sarcinile care nu sunt nici importante si nici urgente, poti uita. Numai daca iti mai ramane un pic de timp liber in care chiar nu mai ai ce sa faci, poti rezolva si din ele. Dar mai bine lasa pe altcineva sa se ocupe de ele ca sa invete in timp ce tu te relaxezi cu ceva placut.

Ti-a placut pana acum ce ai citit? Te ajuta astfel de pareri? Inregistreaza-te acum si cu un simplu click pe imaginea de mai jos, vei primi periodic astfel de articole interesante.

3. Calendarul saptamanal

Este momentul sa trecem activitatile din cadranele A, B si eventual C intr-un calendar. Pare simplu, dar aceasa este partea cea mai dificila, dar care, daca reusesti sa o realizezi asa cum trebuie, iti va usura foarte mult viata.

Sunt convinsa ca iti faci deja un plan cand ai multe de facut intr-o perioada relativ scurta de timp. Daca nu, stiu ca oricum iti faci macar o lista a sarcinilor pe care le ai de indeplinit cu termenele lor de finalizare.

Iti propun insa o forma de calendar cu cateva mici secrete de intocmire care te vor ajuta sa tii timpul sub control. Iar la finalul articolului, nu uita ca te astepata cele 5 secrete suplimentare de eficientizare a gestionarii timpului.

a) Stabilirea duratei fiecarei sarcini/activitati si a legaturii dintre ele - acolo unde este cazul.

Estimarea timpului. Secretul aici este sa incerci sa estimezi cat mai exact cat va dura sa finalizezi sarcina respectiva. Insa cu cat ea este mai complicata sau complet noua pentru tine, e bine sa ii aloci ceva timp in plus care sa iti confere siguranta ca vei reusi sa o termini in intervalul de timp alocat. Trebuie sa fii insa realist/a si sa nu exagerezi nici cu optimsimul dar nici cu pesimismul in estimarea duratei.

Ce facem cu sarcinile /activitatile care necesita mai mult de o saptamana pentru finalizarea lor? Este simplu: le fractionam si stabilim pana in ce punct trebuie sa ajungem in saptamana curenta. Continuam in saptamana sau saptamanile urmatoare cu ce mai este de facut pentru a o finaliza la termenul stabilit pentru ea.

Legatura dintre activitati. Toate activitatile din calendar sunt legate unele de celelalte.
- Unele activitati depind de rezultatul altor activitati dinaintea lor.
- Altele le poti aseza cum vrei tu in calendar in functie de preferintele tale. Din nevoia de a finaliza toate sarcinile la termenul stabilit (in cazul calendarului nostru, finalul saptamanii), si aceste activitati le legam de cele deja puse in calendar. Daca timpul ne permite si le putem incepe, nu are sens sa mai asteptam pentru ca intotdeauna pot aparea activitati neprevazute care sa ne perturbe planificarea.

De aceea este bine sa analizezi de la inceput toate legaturile obligatorii pe care le ai de facut intre activitati, dar si pe cele pe care le preferi. Vezi care activitate de care depinde si mai ales daca poti sa suprapui unele dintre ele, lucrand la 2 poate, 3 saricini pe zi, atunci cand se poate.

Tabelul urmator iti arata un model pentru cele 10 din cele 12 sarcini din graficul de mai sus, cele din cadranele A, B si C. La cele doua sarcini din cadranul D am renutat, ele nefiind nici importante si nici urgente.

In primele trei coloane ale tabelului se trec aceste informatii despre care am vorbit (activitatile, durata fiecareia si legatura dintre ele), iar in urmatoarele coloane se trec cele 5 zile lucratoare ale saptamanii.

Ziua lucratoare are de obicei 8 ore. Unitatea de timp din calendar poate fi considerata ziua de lucru, sau poate fi considerata o fractiune a acestei zile, ca fiind jumatate de zi ca in exemplul meu de mai jos.

Recomandare: desi de multe ori, activitatile de serviciu se intrepratrund cu cele personale, este bine sa realizezi doua calendare separate, unul pentru primele 8 ore de serviciu si altul pentru orele de dupa serviciu. Doar daca este vreo activitate personala extrem de urgenta si importanta pentru care ai obtinut deja permisiunea sa lipsesti de la birou pentru cateva ore (sau esti sigur ca o vei obtine), o poti trece in calendarul dedicat activitatilor din cele 8 ore de la serviciu. De regula insa, nu se amesteca activiatile profesionale cu cele personale.

b) Trasarea calendarului.

Acum vom aseza sarcinile/activitatile in calendar. Semnalarea lor se face prin trasarea unei linii mai groase, de obicei neagra cu o lungime egala cu durata estimata a fiecareia.

Mai departe, asezam sarcinile in acelasi mod sau legandu-le una de celalalta acolo unde este cazul cu ajutorul unor sageti, de obicei semnalate cu o alta culoare. In cazul meu, eu am ales culoarea albastra. Este de evitat culoare rosie. Aceasta va fi folosita in mod obligatoriu la drumul critic despre care vom discuta imediat in acest aricol.

In urma asezarii activitatilor in calendar in felul prezentat, o sa vezi ca pentru unele dintre ele apare o rezerva de timp care este foarte pretioasa. O sa iti explic mai departe la ce te va ajuta ea. Important este insa sa o semnalezi (de obicei cu o linie punctata, de aceesi culoare cu activitatea sau cu o nuanta mai deschisa.

Scopul realizarii acestui calendar este ca el sa semnaleze drumul critic, sau drumurile critice daca ele sunt mai multe. Drumurile critice se marcheaza intotdeauna cu culoarea rosie, asa cum apare in imaginea urmatoare.

Pentru identificarea drumului critic, se porneste de la activitatea sau activitatile care se termina la finalul calendarului. Parcurgand drumul in sens invers catre inceputul calendarului, urmarim care sunt activitatile inlantuite unele de celelalte, doar prin intermediul sagetilor. Aceste activitati - denumite activitati critice - formeaza drumul critic. Intre activitatile de pe drumul critic nu exista rezerve de timp.

Orice calendar are cel putin un durm critic. In exemplul meu, calendarul saptamanal are doua drumuri critice.

© 2017 - T&C’n Business. All Rights Reserved

DRUMUL CRITIC si REZEREVELE DE TIMP

Ce este acest drum critic si de ce este el atat de important ? Asa cum am spus mai sus, drumul critic este format din toate activitatile din calendar care sunt inlantuite unele de celalalte si care nu au nicio rezerva de timp intre ele in calendar.

La ce ne foloseste sa cunoastem drumul critic al sarcinilor noastre saptamanale? Drumul sau drumurile critice ne ajuta sa stim la care activitati trebuie sa fim extrem de atenti sa le finalizam la timp, pentru ca orice intarziere va crea probleme la finalul intervalului. Daca aceste sarcini sunt intarziate, ele raman restante si vor trebui incluse obligatoriu in urmatorul calendar pe saptamana urmatoare.

Rezerva de timp a activitatilor - daca avem norocul ca sa avem si astfel de activitati in calendarul saptamanal, aceste rezerve ne ajuta sa alocam mai mult timp activitatilor critice, daca apar probleme pe parcurs. Acele activitati care au rezerva de timp mai pot intarzia cu conditia ca rezerva lor de timp sa nu fie depasite. Daca rezerva lor este depasita, aceste activitati devin ale insele activtati critice - ceea ce evident ca nu ne dorim.

4. TO-DO LIST (LISTA ZILNICA DE ACTIVITATI)

Avand acum acest calendar, urmeza sa stabilim “planul de lupta”zilnic. Pornind de la ce avem de facut in saptamana respectiva, ne uitam in calendar si vedem in fiecare din cele 5 zile ale saptamanii ce am planificat sa facem. Extragem atat activitatile profesionale cat si pe cele personale.

Este foarte posibil sa constantam, ca cele 8+8 ore nu ne ajung sa finalizam ce avem de facut in fiecare zi ( doar 16 ore, pentru ca, da, ne pastram cu sfiintenie cele 8 ore de somn in planul zilnic !). In acest caz, reconfiguram calendarul re-aranjand activitatile si re-estimand duratele lor. Astfel, putem sa realizam ceea ce ne-am propus fara ca la finalul saptamanii sa fim obositi, enervati, frustrati ca timpul nu ne-a ajuns pentru ceea ce aveam de facut.

To do-ul zilnic va fi analizat si rearanjat in fiecare zi in functie de ce am reusit sau nu sa facem in ziua precedenta. Aceasta activitate e bine sa fie facuta la finalul zilei pentru a-ti pastra energia pentru inceputul zilei urmatare.

Si asta este tot.

Fotografieoferita de site-ul https://pixabay.com

Sunt convinsa ca in acest moment, totul ti se pare complicat si consumator de timp. Te asigur insa ca planificarea saptamanala nu iti va lua mai mult de aprox. 2 ore cand o faci pentru prima data. Iar revizuirea listei zilnice iti va lua maxim 10-15 minute. Cu cat vei pratica metoda mai frecvent, vei constata ca timpul acestei planificari se scurteaza pentru ca dobandesti experienta.

Cand sa faci aceasta planificare? Recomandarea mea este pentru finalul zilei de vineri. Si aceasta perioada de planificare saptamanala trebuie introdusa in lista de activitati saptamanale, la fel cum cea zilnica in to-do-ul zilei.

In final, sa revedem care sunt cei 4 pasi:

Lista de activitati saptamanala
Prioritizarea activitatilor in functie de importanta si urgenta lor.
Calendarul saptamanal
To-do list (lista zilnica de activitati)

BONUS: 5 MICI SECRETE ALE EFICIENTEI IN PLANIFICAREA TIMPULUI

Si ca sa te ajut si mai mult, iata inca 5 mici secrete de care trebuie sa tii cont in planificarea ta de mai sus.

Cele 24 ore ale zilei trebuie impartite, fara exceptie, in: 8 ore la serviciu, 8 ore somn, 8 ore cu familia, prietenii si/sau cu tine insuti/insati.
Cele 8 ore de activitate, fie ele petrecute la birou sau in afara lui, trebuie structurate astfel: 70-75 % din timp pentru activitatile planificate si 15-20 % din timp pentru activitati de rutina si cele neprevazute. Restul de timp nu uita sa il aloci pentru rezolvarea necesitatilor fiziologice (grup sanitar, o cafea sau o tigara).
Nu face mai multe sarcini deodata. Chiar daca ai mai multe lucruri de facut in acea zi, concentreaza-te doar pe cate una in interavul de timp pe care i l-ai alocat.
Tine cont de bioritmul propriu si planifica-ti activitatile importante si complicate in perioada din zi in care ai capacitate maxima de concentrare.
Lasa activitatile de rutina (verificarea email-urilor, convorbiri diverse, navigarea pe facebook si alte retele de socializare, etc) in perioadele din zi in care stii ca randamentul tau este mai scazut.

Trebuie sa iti atrag atentia la final ca metoda nu este una infailibila. Vor mai aparea si zile “ingrozitoare” din care vei ajunge la culcare epuizat/a fizic si psihic, frustarat/a ca nu ai reusit sa faci “mai nimic”. Te asigur insa ca aplicand cu perseverenta metoda de mai sus, astfel de zile vor fi cu totul accidentale si nu o obisnuinta.

Daca vrei sa afli mai multe despre cum sa iti gestionezi mai bine timpul, te astept cu drag la cursul meu intitulat GESTIONAREA EFICIENTA A TIMPULUI. Completeaza formularul de pe site si iti voi trimite toate informatiile necesare referitoare la acest curs.

Aceasta a fost rubrica “Cum sa… “ de azi. Toate articolele din rubrica “Cum sa… “ cuprind metode practice pe care le-am testat si care stiu ca funcioneaza. Asa incat le poti incerca chiar de azi si vei vedea ca te vor ajuta. Daca ai intrebari, sau doresti sa vorbim despre un subiect anume, da-mi te rog de veste – imi va face mare placere sa sa te ajut. Poti completa formularul de pe site sau ma poti contacta oricand pe facebook sau linkedin.

Ne revedem in curand cu setul urmator!

Ruxandra

Imaginile din acest site care sunt creditate ca "© T&C’n Business", sunt realizate de Ruxandra Enache. Toate drepturile asupra acestora sunt rezervate autorului. Pentru toate celelalte fotografii care nu sunt ale mele, am mentionat , in baza cercetarilor pe care le-am efectuat, sursele lor online. Nu-mi revendic în nici un fel dreptul de proprietate asupra lor.