In activitatea companiilor apar de multe ori probleme care pot afecta performanta acestora si relatiile lor cu clientii. Managerii isi doresc rezolvarea lor cat mai rapida, insa situatile pot fi uneori extrem de complicate.

„Metodologia 8D” este o metoda eficienta pentru gasirea celei mai bune solutii de rezolvare a problemelor, dar si pentru eliminarea posibilitatii ca aceasta sa reparara.

Aceasta metodologie a fost aplicata initial de departamentul de aparare al SUA. Ulterior, ea a fost preluata de catre companiile care lucrau in productie, in special in domeniul auto si aerospatial. Cu timpul, metoda s-a dovedit a fi utila in orice industrie si in prezent este aplicata din ce in ce mai mult in orice domeniu de activitate.

Ce este Metodologia 8D

de rezolvare a problemelor?

Metodologia 8D reprezinta un proces structurat si ordonat prin care problemele complicate sunt analizate si rezolvate in mod eficient. Denumirea metodei este data de cele 8 etape (denumite discipline) care sunt parcurse in ordine pentru solutionarea problemelor. In anii 1990 compania Ford a completat modelul adaugand disciplina „0” – “Planificarea”. Astfel, etapele procesului sunt:

Etapa 0: Planificarea.
Etapa 1: Construirea echipei.
Etapa 2: Definirea si intelegerea problemei.
Etapa 3: Stabilirea actiunilor imediate de corectare parţiala a situatiei.
Etapa 4: Identificarea cauzelor care au generat problema.
Etapa 5: Selectarea solutiei pentru rezolvarea completa a problemei si planificarea implementarii ei.
Etapa 6: Implementarea solutiei selectate.
Etapa 7: Prevenirea reaparitiei problemei.
Etapa 8: Analiza procesului si celebrarea succesului.

Descrierea etapelor metodologiei

In cele ce urmeaza o sa iti explic, pe scurt, ce reprezinta fiecare etapa a acestei metodologii.

Etapa 0 – Planificarea

Ca la orice alt proces managerial, inainte de a incepe o activitate, trebuie sa planifici cum il vei aborda.
Astfel, in functie de situatia cu care te confrunti, ai nevoie sa stabilesti care sunt persoanele cele mai potrivite care sa lucreze la rezolvarea acesteia, care este intervalul de timp in care problema trebuie sa fie solutionata, care sunt resursele necesare, care sunt costurile implicate, care sunt rezultatele concrete asteptate.

Etapa 1: Construirea echipei.

Pentru a rezolva problema in mod real si definitiv, membrii echipei trebuie sa poata lucra impreuna in mod efectiv si eficient. De aceea, trebuie clarificate de la inceput rolurile si responsabilitatile fiecarui membru al echipei si modul de comunicare si de relationare intre ei. De asemenea trebuie identificate modalitati practice de motivare, adecvate fiecarei persoane si contextului in care aceasta va actiona pe parcursul rezolvarii problemei.

Etapa 2: Definirea si intelegerea problemei

Este acum momentul ca membrii echipei sa caute toate informatiile care sa ii ajute sa inteleaga - cat mai in detaliu - ce nu merge bine si care este de fapt amploarea problemei. Astfel, ei aduna de la toti cei din organizatie (angajati si manageri deopotriva) informatii privind efectele problemei, persoanele afectate, perceptii privind gravitatea situatiei, pareri privind posibilele surse ale problemei.

Etapa 3: Stabilirea actiunilor imediate de corectare parţiala a situatiei

Situatia este una complexa care afecteaza activitatea companiei si necesita timp pentru gasirea unei solutii care sa o rezolve defintiv. De aceea, pentru inceput, echipa stabileste o solutie rapida, usor de implementat, cat mai ieftina si care presupune un efort minim pentru a fi pusa in practica. Solutia este doar una cu efect imediat si limitat care sa stopeze sau sa reduca cat mai mult efectele negative constatate. Aceasta solutie “de moment” ofera timp pentru analiza aprofundata a problemei si gasirea celei potrivite pentru rezolvarea definitiva a situatiei.

Etapa 4: Identificarea cauzelor care au generat problema

In aceasta etapa, pe baza informatiilor adunate in etapa a doua, sunt identificate cauzele posibile ale problemei. Analizandu-le, echipa va descoperi care este cauza principala - denumita „cauza-radacina” - precum si cele secundare majore care au generat efectele negative constatate.

Etapa 5: Selectarea solutiei pentru rezolvarea completa a problemei si planificarea implementarii ei.

Cunoscand cauzele, echipa poate trece acum la definirea solutiilor posibile pentru rezolvarea situatiei. Toate solutiile sunt analizate si evaluate intre ele pe baza unor criterii obiective. Se selecteaza astfel solutia considerata a fi optima pentru rezolvarea completa problemei. Aceasta solutie trebuie in acelasi timp sa permita si prevenirea reaparitiei problemei.
Tot in aceasta etapa, echipa pune la punct si un plan de implementare a acestei solutii, definind activitatile necesare, resursele si costul lor, calendarul implementarii activitatilor si responsabilitatile celor care o vor pune in aplicare.

Etapa 6: Implementarea solutiei selectate.

Acum se trece la executia propriu-zisa a activitatilor conform planului elaborat in etapa anterioara. Toate activitatile sunt atent monitorizate pe toata perioada de timp stabilita pentru implementare. Periodic, echipa realizeaza controlul executiei pentru a asigura ca acest plan este respectat sau pentru a adopta eventualele corectii necesare. De asemenea, este necesar sa se realizeze atat informarea si implicarea angajatilor in proces pentru ca acestia sa inteleaga ce se intampla si sa accepte mai usor schimbarile care au loc. Metodologia folosita in aceasta etapa este cea specifica managementului de proiect.

Etapa 7: Prevenirea reaparitiei problemei.

In aceasta etapa se realizeaza o serie de actualizari sau /si schimbari ale standardelor si practicilor de management si ale procedurilor de lucru necesare pentru a preveni reaparitia problemei. De asemenea, este necesar sa se realizeze si pregatirea profesionala a angajatilor pentru a face fata noilor proceduri de lucru.

Etapa 8: Analiza procesului si celebrarea succesului.

Ultimul pas in acest proces este realizarea, in echipa, a unei analize finale a intregului proces. Se vor colecta si consemna lectiile invatate (atat cele de succes, cat si erorile) pentru a imbunatati modul in care se vor rezolva problemele care vor aparea in viitor.

Totodata, trebuie recunoscut efortul depus si modul de implicare al fiecarui membru al echipei la rezolvarea problemei. Celebrarea, recunoasterea si recompensarea succesului echipei este un factor de motivare important pentru succesul viitoarelor actiuni similare.

Beneficiile utilizarii metodologiei 8D

pentru rezolvarea problemelor

Utilizarea metodologia 8D aduce o serie de beneficii pe termen lung pentru compania care o aplica:

Stabileste un sistem practic pentru a rezolva problemele constatate si a preveni reaparitia acestora.
Dezvolta o baza de bune practici (lectii invatate) pentru rezolvarea oricaror probleme viitoare.
Imbunatateste lucrul in echipa si competentele manageriale ale angajatilor.

Atunci cand este efectuata corect, această metodologie nu numai ca imbunatateste calitatea si performanta activitatilor unei companii, dar si pregateste echipa pentru abordarea si rezolvarea problemele viitoare.

Daca vrei sa afli mai multe despre aceasta metoda, vino la cursul „Medodologia 8D de rezolvare a problemelor” unde o vei putea aplica practic in studii de caz si vei dobandi competentele necesare sa o folosesti ori de cate ori vei vei avea nevoie in activitatea ta profesionala.

Iar daca vrei sa si stii cum sa conduci proiectul de implementare, te astept la cursul de “Management de proiect(metodologie conform ghidului PMBOK®)”.