Ce este un proiect?
Un proiect este o idee care, pusa in practica, creaza un rezultat nou si unic care schimba in bine o situatie existenta. Ideile de proiecte pot fi diverse, ca de exemplu: construirea unei case, lansarea unui nou produs, organizarea unui eveniment, crearea unui nou serviciu de sanatate sau educational, mutarea intr-un nou sediu.
Intodeauna, o persoana care doreste sa investeasca in realizarea unui proiect, are un scop foarte clar definit pentru modul in care rezultatul proiectului va fi utilizat.
In plus, realizarea oricarui proiect se face in anumite conditii bine stabilite si care trebuie neaparat respectate: calitatea rezultatului, suma banii alocata realizarii acestuia si termenul de finalizare.
Ce este managementul proiectelor?
Managementul proiectelor este modalitatea concreta in care se obtine rezultatul dorit. Aceasta este o munca de echipa si cuprinde 5 etape:
Definire – stabilirea naturii proiectului si a conditiilor de realizare a rezultatului asteptat. Printre activitatile etapei se pot enumera: definirea cerintelor de calitate pentru rezultatul proiectului, analiza grupurilor interesate de proiect, analiza cost-beneficiu, activitati de planificare de nivel general care sa determine un buget si un termen de finalizare realist.
Planificare – stabilirea in detaliu a modului in care se vor utiliza resursele necesare pentru realizarea rezultatului. Printre planurile care se realizeaza in aceasta etapa se pot enumera: graficul de executie, planul de cheltuieli, planul de calitate pe componente si subcomponente ale rezultatului, planul de abordare a riscurilor si a schimbarilor (cand acestea vor aparea), planul pentru alocarea si utilizarea resurselor, planul de comunicare, si multe altele.
Executie – realizarea efectiva a activitatilor prin care rezultatul dorit devine realitate tinand cont de toate schimbarile ce pot fi generate de contextul in care are loc aceasta.
Monitorizare si control – urmarirea continua si controlul periodic al intregului proces de executie pentru ca toate cele trei conditii impuse prin contract (calitate, buget si termen de finalizare) sa fie respectate. Cea mai importanta activitate a acestei etape este compararea valorii obtinute pana la momentul de analiza cu valoarea planificata sa fie obtina. Ea este urmata intotdeauna de analiza detaliata a situatiei si, ulterior, de o replanificare care include toate masurile necesare pentru ca la finalul proiectului, valoarea rezultatului obtinut sa fie cea planifcata si asteptata.
Finalizare – predarea rezultatului catre persoana/persoanele care au investit in realizarea acestuia si inchiderea formala a tuturor activitatilor proiectului, atat la nivel administrativ, cat si contractual.
Toate aceste etape ale managementului de proiect pot fi abordate in doua modalitati diferite:
Abordarea traditionala, denumita si predictibila (in engleza: “waterfall”, adica in cascada) – in care se trece, in ordine, de la o etapa la alta fara sa se revina la niciuna din cele anterioare. Daca pe parcursul executiei apare necesitatea unei modificari, indiferent de natura ei, aceasta va fi acceptata doar in baza unei analize detaliate si a unor decizii din partea celor responsabili de executia proiectului. Aceata abrodare presupune ca cerintele legate de cum trebuie sa arate rezultatul dorit sa fie foarte bine definite de la inceput, din etapa de definire a proiectului.
Abordarea flexibila, denumita si adaptativa (in engleza: Agile) - intregul proces de management este unul dinamic si adaptabil “din mers”, ori de cate ori este nevoie. Pentru aceasta, realizarea rezultatului este impartita in bucati mai mici, fiecare parte trecand prin etapele de planificare, executie si control. Orice modificari sunt acceptate si implementate imediat atunci cand apare nevoia lor, fara sa fie nevoie de un proces formal de analiza si aprobare a acestora. Abrodarea este utilizata atunci cand cerintele referitoare la cum trebuie sa arate rezultatul dorit nu pot fi definite precis de la inceput, ci ele se clarifica si se completeaza pe parcursul executiei.
Daca vrei sa stii in detaliu cum sa face managementul proiectelor, te astept la cursul de Management de proiect unde vei afla care sunt cele mai bune practici in acest domeniu si vei invata cum sa le aplici in mod concret si eficient in proiectele in care esti implicat.
Alte cursuri gasesti la Calendarul cursurilor organizate de T&C’n Business.
Daca ai vreo intrebare, vreo nelamurire sau vrei sa afli raspunsul la o problema punctuala cu care te confrunti, te rog sa ma contactezi si iti voi raspunde cu mare placere.
